認証・公証

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認証とは

認証とは、当該文書が正当(真正)な手続きに従っていることを「公の機関」が証明することです。

最初の確認事項

先ず最初に「どの機関の認証が必要か」を当該書類の最終提出先に確認しましょう。認証といっても種々あり、当該書類の提出先によって必要となる手続きが異なります。場合によってはNotarization(公証)だけで済むこともあるのです。

駐日大使館(領事館)の認証

証明が必要な書類が私文書(個人や会社が作成した文書など)の場合、駐日外国公館(大使館・領事館)の認証は得られません。駐日外国公館の認証を取得するためには、「外務省の認証」または「公証役場の認証」が必要になります。(提出先や書類によっては「商工会議所の証明」で良い場合もあります。)

台湾の認証

外務省の証明(公印確認・アポスティーユ)

証明が必要な書類が私文書(個人や会社が作成した文書など)の場合、外務省の証明は得られません。外務省の証明を取得するためには、「公証役場の証明」が必要になります。

【ワンストップサービスについて(東京・神奈川・大阪)】

東京都、神奈川県および大阪府の公証役場では、公証人の認証、法務局の公証人押印証明および外務省の公印確認またはアポスティーユを1度に取得できます。

※ 公印確認の場合は、駐日大使館(領事館)の認証を取得する必要がありますのでご注意ください。

公証人の証明

「公証人」とは、その資格を有する者の中から法務大臣に任命された法律の専門家であり、元裁判官、元検察官、元法務局長などが多いようです(定年は70歳)。公証人の主な仕事は公正証書の作成や私署文書の認証などで、国家公務員法における公務員ではなく実質的意義の国家公務員とされています。公証人が執務する事務所が公証役場です。

「お役所的な事務手続きなのでどの公証役場に頼んでも同じ」と思うでしょうけれど、実際には良い公証役場とそうでもない公証役場が存在します。ノウハウの有無、親切か否か、込んでいるか否か、など。東京など近くに公証役場が沢山あるところで手続きする場合は、同じ条件の手続きで3~4か所比較してみるのも良いかもしれません。

公証制度について詳しく知りたい方は「公証制度について(法務省)」をご覧ください。

【私署証書(私文書)の認証について】

公証とは、委任状や契約書など私人が作成した署名のある文書(私署証書・私文書といいます)が正当な手続きで成立したものであることを公証人が証明する制度です。

私文書に「署名」または「記名押印」があっても、本人が署名や記名押印をしたかどうか分りません。公的機関である公証人の認証を受けることにより署名または記名押印の真正が証明され、それによって文書の真正な成立を推定することができます。 公証人が認証できるのは私文書に限られています。

私署証書(私文書)の公証に必要な書類

全国公証役場所在地一覧

全国法務局所在地一覧

【公文書の認証について】

会社の登記簿謄本や戸籍謄本は公的機関が発行した謄本であり、私文書ではなく公文書です。公文書自体は認証の対象にはなりません。

しかし、この種の公文書を外国語に翻訳し、「私は日本語と当該外国語に堪能であり、添付公文書の内容を正確に翻訳しました」旨を記載した宣言書(=私文書)を作成して署名し、これに訳文と当該公文書(登記簿謄本等)を添付することにより、この宣言書を公証人に認証してもらうことができます。

※公文書は発効日より3ヶ月以内の原本に限ります。

認証手続きの流れ

公文書: 外務省 ⇨ 駐日大使館/領事館

私文書: 公証役場 ⇨(法務局)⇨ 外務省 ⇨ 駐日大使館/領事館

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(出典:外務省)

商工会議所の証明

▶ サイン証明について(東京商工会議所)

▶ 全国の商工会議所一覧

サインについて

古代から「印鑑文化」が続く日本。クレジットカードの普及などにより昔に比べるとサインをする機会は増えましたが、日本人はどうしてもサインに対する認識が甘く、多くの方が毎回違うサインをしていたりします。銀行で出金手続きをするのに登録印と大きさや書体が全く違う印鑑を持って行くことを想像してみてください。

「プロ」は筆跡で比較対象のサインが同一人物のサインと判断できますが、「お役所でもないのに大きな勘違いをして “お役所仕事” をしている人達」にはそれができず、明らかに筆跡が同じ場合でもピリオドの有無だけで同一人物のサインではないと判断されてしまいます。ご注意ください。

今まで世界的な大手企業の社長から芸能人まで何万人分ものサインを見てきましたが、綺麗なサイン、かっこいいサインをする人は、ほんの一握りですね。100人に1人もいないかもしれません。

★ サインをする際は、必ず「黒のボールペン」を使用しましょう。

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