招聘状

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招聘状(インビテーションレター・招待状)とは

招聘状(しょうへいじょう=通称インビ)は「招聘者(海外の受入先企業(または個人))が渡航者(ビザ申請者)の所属先企業(または本人)に宛てた書状」です。旅行業界や大使館・領事館では招待状(← パーティー?)とは言いませんが、一般の方にも分りやすいように見出しにはあえて併記しました。

招聘状 / 記載必要項目

いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)という基本的な要点の記載は招聘状にも欠かせません。

  • ○月○日から約○○日間
  • 貴社の○○部○○課長(役職)の○○さんに
  • ○○(目的)のために我が国に来てほしい
  • ついては、○○さんの○○ビザの取得にご協力ください

国によっては「○○国内で問題や事故等に遭った際、招聘元の会社が申請者の保証人となり、その全責任をとる」など、指定内容の記載が必要です。招聘状の有効期限を公表している公館は殆どありませんが、発行日から3か月以内が目安です。

駐日外国公館が記載を要求している場合を除き、招聘状にパスポートナンバーを記載する必要はありません。間違ったパスポートナンバーを記載されてしまってはビザ申請に使用できませんし、確認項目が無意味に増えることは領事部員を始め当該ビザ申請に関わるすべての人にとって良いことではありません。

ご参考:日本のビザ取得のための「招聘理由書(外務省/英語版)

招聘状は原本提出が原則

ビザ申請書類一式はオリジナルが原則ですが、招聘状に関してはFAX可という国もあります。FAX可とコピー可は別物です。FAX用紙の隅に印字された発信者情報が必要という国もあるからです。逆にコピーやPDFは可でFAX不可という国もあります。FAXでは不鮮明だからです。急に「原本以外は不可」となることも考慮し、日頃から原本を使用するよう心掛けましょう。

招聘状作成の注意点

レターヘッドを使用

招聘状は社外に向けた正式な書類ですので、もちろんレターヘッドを使用しなければなりません。

連名は原則不可

現地受入先が手抜きをして、複数の出張者の氏名を連名で記載した招聘状を作成することがありますが、これはやめた方が無難です。招聘状も他の書類と同様にオリジナル(原本)の提出が原則です。仮にオリジナル1通の他はコピーで良い場合でも複数の申請を同時にしなければならなくなり様々な不都合が発生するおそれがあります。

氏名と役職が “てれこ状態” になってしまっていたり、1人欠けてしまっていたり…、連名招聘状の失敗作を今まで数多く見てきました。個々に作成しても間違える人は間違えてしまうかもしれませんが、個々に作成する方が間違える確率は減ると思われます。

連名にして良いのは家族が同時に申請する場合、または駐日外国公館から連名にするように指定された場合に限ります。

原本を送ってもらう前に

よくあるのはレター上部に記載された宛先の間違いです。東京で申請するのに大阪支店になっていたり、はたまたニューヨーク支店になっていたり。以前使用したファイルに上書きするのは構わないのですが、「東京申請用」「大阪申請用」と、フォルダを分けておけばこのような間違いは起きにくいはずなのですが。

招聘状にサインだけではなく社印の押印を要求している駐日大使館・領事館もあります。また、宛先を大使館(または領事館)宛てにするように指定がある場合も(当該書類が「招聘状」ではなく「招聘理由書」であれば理解できるのですが)。おかしな話ですがその場合は要求通りにしないとビザ申請は却下されますのでご注意ください。

他にも招聘状の間違いは種々あります。クーリエで招聘状原本を送ってもらう前に、メール添付またはFAXで現地受入先よりドラフトを送ってもらい、確認すると良いでしょう。

招聘状の雛形(サンプル・見本・例文・書き方)

「招聘状の雛形を送って欲しい」という海外からのリクエストが何故か結構頻繁にあります。ネットで検索すると外国人を日本に招聘するための見本ばかり出てくるからでしょうか。
書類サンプルのページに掲載の招聘状の見本につき、今後増やしていく予定ですのでご活用ください。

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