会社推薦状

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会社推薦状
レコメンデーションレター

会社推薦状とは

会社推薦状(Recommendation letter=通称レコメン)は、商用ビザの申請などに必要不可欠な書類です。渡航者(ビザ申請者)の所属会社が作成し、会社代表者のサインや場合によっては代表者印他の押印も必要になります。

会社推薦状の有効期間について規定を発表している駐日外国公館は殆どありませんが、サウジアラビアの場合、発行日から1か月以上経過した会社推薦状は無効です。

英文会社推薦状の書き方

国により要求は多少異なりますが、会社推薦状には下記について記載する必要があります。ポイントとなる項目についてはだらだらと長文にするよりは箇条書きのようなスタイルにする方が作成する側も読む側も見やすくチェックもしやすいでしょう。

  • 渡航者の氏名及び所属先・役職
  • 渡航目的
  • 滞在期間 (入国予定日、入国地、および滞在日数)
  • 訪問・商談先の企業名と連絡先 (住所、電話番号など)
  • 往復の交通費や現地滞在費の保証
  • 渡航先国の法律を守り行動する

招聘状を受け取ってから会社推薦状を準備するという流れですので、各種通信手段が発達した昨今であっても、会社推薦状の発行日は招聘状の発行日より前にしてはいけません。招聘状、会社推薦状およびビザ申請書の記載内容は合致していなければなりません。

サイナーは代表取締役社長がベストですが、大企業の場合それは現実的ではありません。渡航者が所属する部署の部長、または海外事業部長もしくは総務部長など「会社がその渡航者に海外出張を命じたことを会社の代表として証明できる立場にある人」のサインであれば代替可能です。また、商工会議所の「サイン証明」取付けを必須条件としている国もあります。

サインの下にタイプする氏名はフルネームにしましょう(国によってはイニシャルで省略するとビザ申請は却下されます)。また、氏名の下にはサイナーの役職や部署名の記載ももちろん必要です。サイナーには必ず「黒のボールペン」を使用してもらいましょう。

Letterhead
レターヘッド

会社推薦状に限らず、社外に提出する正式な書類はその会社の「レターヘッド」を使用しなければなりません。日本人かつ仕事で海外とかかわることのない方にとってレターヘッドは必要ないものですのでご存知ないのも当然ですが、「レターヘッドって何ですか?」という質問も頻繁に受けます。

レターヘッドとは

レターヘッドとは、レター(便箋)のヘッド(上部)に企業などの住所や電話番号、名前、ロゴマーク他が印刷されている便箋のことです。「会社のレターヘッド」を簡単に説明すると「英文用社用箋」で良いと思います。

本来「レターヘッド」は便箋そのものではなく「企業名や住所などが印刷された便箋上部の部分」を指します。「レターヘッド付きの書簡用紙」という長い呼称になってしまうので、世間一般ではそのような便箋のことをレターヘッドと呼ぶようになり、使用頻度の関係で現在は「レターヘッド=(企業名や住所などが印刷された)便箋そのもの」と認識されています。

Bhajuratna letterhead 1941
By Karrattul (Own work) [Public domain], via Wikimedia Commons

「手作り」のレターヘッドは不可

レターヘッドは本来印刷会社に頼んで制作してもらうものですが、特に近年は画像編集ソフトが充実しプリンターの性能も格段に良くなったため、自作しても印刷会社が制作したものと比べて遜色ないレターヘッドができるようになってきました。(それでも毎日様々なレターヘッドを目にしているプロが見れば自作か否かの判別はつきますが。)

海外取引の機会があまりない会社はレターヘッドを手作りしたくなるかもしれません。個人であればともかく、手作りのレターヘッドは会社の信頼性を落としてしまいます。文化が異なるので日本人がレターヘッドの重要性を認識することは容易ではありませんが、手作りのレターヘッドは正式な書類ではなく偽造した書類と思われても仕方ないのです。

どうしても手作りのレターヘッドをビザ申請に使用したい場合は、社判と代表者印(公印)を押印することにより使用可能になることがあります。提出先によっては登記簿謄本の添付を要求される場合もあります。

提出先によっては印刷会社が制作した正式なレターヘッドを使用した場合でも社判と代表者印(公印)の押印を要求しています。(社判と公印の押印があれば十分なのですが更に社印(=認印)の押印を追加要求されるケースも。それぞれの印鑑の役目を理解せずに、社判・社印・代表者印の3点セットでなければならないと誤認識してしまっているのでしょう。)

正式なレターヘッドであっても(上記画像のように)レター上部の印刷部分が黒一色の場合は押印が必要になることがありますのでご注意ください。経費節減のためか最近は使用する会社が減ってきましたが、透かしが入っているレターヘッドは高級感やオリジナル感があり簡単に偽造もできなくなります。

社印・社判・代表者印とは

レターヘッドとは何かという質問も多いですが、印鑑についての質問も多いのです。「社印」や「社判」は会社の印鑑の総称でもあるため、非常にややこしいことになっています。

社印(角印)

社印は、見積書や請求書、領収書などにおいて、社名や所在地に付して押印される「会社の認印」です。その形状から「角印」と呼ばれることもあります。印影は「○○株式会社之印」の右縦書きです。社印には会社の印鑑という広義があるため、代表者印その他のハンコを社印と呼んでいる会社もあります。

社判(住所印・ゴム印)

社判とは、会社名や住所などが入ったゴム印のことです。社判には会社の判子という広い意味があるため、社印や代表者印、はたまた銀行印のことを社判と呼ぶ慣習になっている会社もあるようです。改善すべきですが、それには何らかのきっかけが必要なのでしょう。

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「社判は会社の印鑑すべてのことなので住所印のことを社判というのは間違い」と主張する人もいると思いますが、社判が住所印を指していることが多いことは事実であり、社判を住所印と認識せずに業務を円滑に進めることは難しいのが現状です。どうしても正確に表現したい人は「会社の住所印」と言いましょう。

代表者印(公印)

代表者印は、法務局に登録してある「会社の実印」です。「公印」または「丸印」と呼ばれることもあります。最も重要なハンコなので一般的には金庫等に保管されており、「公印使用簿*」などによって押印記録の管理が行われています。重要な用途においては当該押印書類に印鑑証明書の添付が必要になります。

*この台帳の表紙に「社印簿」などと書いてあると、丸印=社印という間違った認識が広まり無用な混乱が生じる原因になってしまうのです。

外観的には中央に「代表取締役(之)印」と彫られており、その周囲を囲むように丸く会社名が彫られているのが一般的です。丸印が実印として使用されているのは長年の慣習であり、法律で定められたことではないので、角印を法務局に登録することもできなくはありません。但しそんなことをすると混乱に輪をかけることになってしまうのでやめておく方が無難です。

印鑑の上下を分りやすくするため、また、社名が短い場合「すき間」を埋めて見映えを良くするために、回文の先頭に開始点として中黒(・)が入っている場合があります。

社印、社判、丸印、角印といった呼称がなくなることはないとは思いますが、なくなれば良いですね。「社実印」「社認印」「社住印」という新語がヒラメキました。これならば会社関係の印鑑についての説明は不要で、混乱も生じなくなり良いと思いますがいかがでしょうか。

社判・社印・代表者印の押印位置/押印場所/押し方

社判・社印・代表者印の押印位置/押印場所/押印方法/押し方

★社印は社判にかかるように(中央または右端に)押印しますが、代表者印は文字に被らないように注意しなければなりません。

会社の印鑑証明書等の請求について

● 会社・法人の登記事項証明書 / 印鑑証明書等を請求される方へ(法務省)

● オンラインによる登記事項証明書及び印鑑証明書の交付請求について(法務省)

会社推薦状見本

会社推薦状の記入例・雛形

書式サンプルのページをご覧ください。

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